Profesional Writing Skills, Tingkatkan Kompetensi Pegawai dalam Penulisan Dinas

Di era revolusi industry 4.0 atau era digital. Ternyata masih ada bidang pekerjaan yang belum berubah. Apakah itu? Utamanya, penulisan dinas atau menulis untuk keperluan dinas. Salah satu bagian pekerjaan administrasi yang berkaiatn dengan tulis-menulis dalam urusan pekerjaan. Penulisan dinas ini bersifat umum. Karena semua departemen dan organ pada sebuah lembaga atau perusahaan pasti punya tugas dan fugsi administrasi, khususnya terkait dengan penulisan dinas.

 

Menulis surat, menulis memo, menyusun proposal atau membuat laporan merupakan pekerjaan yang pasti ada di semua lembaga atau perusahaan. Itulah foksu utama penuslian dinas. Bahkan Menyusun berita pers atau naskah pidato pun bagian dari penulisan dinas. Tapi sayangnya, banyak lembaga atau organisasi yang belum peduli terhadap penulisan dinas. Baik dari sisi sistematika penyajian, isi maupun tata bahasa.

 

Maka faktanya hari ini, masih banyak penulisan dinas yang dianggap berlum berkualitas. Naskah atau dokumen yang dibuat belum memadai, seperti: surat, memorandum, atau laporan. Bahkan patut diduga, masih banyak sistematika penyajian surat dan memo yang belum berubah. Masih mengikuti pola lama yang sudah berlangsung turun temurun. Hanya pegawainya yang mengerjakannya saja yang berbeda. Karena yang lama sudah pensiun.

 

Maka suka tidak suka, perhatian terhadap kualitas dan kompetensi pegawai dalam penulisan dinas mutlak diperlukan atau ditingkatkan. Karena zaman sudah berubah atau cara berkomunikasi pun sudah berubah. Namun sayang bila format dan tata cara penulisan dinas belum banyak berubah. Apalagi menyangkut kualitas berbahasa yang baku dalam penulsain dinas atau kompetensi dalam menulis untuk keperluan pekerjaan mutlak harus ditingkatkan.

 

Oleh karena itu, penting diperhatikan bagi banyak Lembaga atau perusahaan. Yaitu upaya meningkatkan kompetensi pegawai dalam penulisan dinas. Khususnya pegawai yang berkaitan langsung dengan tugas dan tanggung jawab dalam menyusun surat, memo, proposal atau laporan dalam pekerjaan sehari-hari. Tentu di smeua departemen atau fungsi yang ada lembaga kerja. Di masa kini, itulah yang disebut dengan “Profesional Writig Skills – Kompetensi Menulis untuk Dinas”.

 

Profesional Writing Skills, bisa jadi, sebuah alternatif dalam meningkatkan kompetensi dan kualitas penulisan dinas pegawai di suatu lembaga atau perusahaan. Tujuannya, untuk memastikan terjaminnya kualitas pesan dan kmunikasi yang memadai untuk menunjang pekerjaan dan jalannya bisnis. Komunikasi tertulis yang mewakili Lembaga atau perusaaan yang efektif dan efisien. Terutama menyangkut sistematika, isi, dan tata bahasa.

 

Sebagai praktisi training penulisan dinas, saya mendapati ada banyak  “pekerjana rumah” penulisan dinas yang sangat perlu ditingkatkan. Misalnya saja, menyangkut aspek kebakuan kata, tata tulis yang baik dan benar, penggunaan ejaan dan tanda baca, hingga penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar secara tertulis. Bahkan berdasarkan pengamatan di lapangan saya menemukan ada tiga sebab kualitas penulisan dinas yang tidak memadai, yaitu:

1.    Adanya ketidakpahaman pegawai tentang prinsip penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar sehingga banyak kaidah berbahasa yang salah atau dilanggar.

2.    Adanya kebiasaan menulis untuk dinas yang salah atau format yang tidak tepat namun tidak kunjung diperbaiki.

3.    Adanya gaya penulisan tidak tepat dan penggunaan kalimat yang berlebihan sehingga mengganggu makna dari komunikasi tertulis yang dilakukan.

 

Maka tidak ada salahnya, setiap lembaga atau instansi mulai menata kembali tata naskah kedinasannya masing-masing. Agar lebih berkualitas dan kompetensi pegawai lebih memadai. Caranya, tentu dapat dilakukan dengan melakukan pelatihan “Profesional Writing Skills – Menulis Untuk Dinas”. Melalui pelatihan penulisan dinas ini diharapkan para pegawai dapat meningkatkan kompetensi penulisan dinas ke arah yang lebih baik, di samping bagian dari pengembangan kompetensi lembaga atau instansi.

 

Apalagi di masa Covid-19 seperti sekarang, adalah momen yang bagus untuk meningkatkan kompetensi pegawai untuk mengikuti pelatihan menulis untuk dinas. Karena dapat dilakukan secara virtual atau daring. Asal materi bagus dan mampu memacu perilaku menulis pegawai dalam penulisan untuk dinas. Terlebih lagi, pelatihan penulisan dinas yang menarik dan menyenangkan. Selain benar-benar mampu meningkatkan kompetensi pegawai. Agar lebih profesional, agar lebih berkualitas. Karena harus disadari, kualitas penulisan dinas seperti surat, memo atau laporan adalah cermin dari kualitas Lembaga atau instansi.

 

Agar pegawai mampu menjadikan penulisan dinas sebagai salah satu komptensi yang patut dibanggakan. Demi nama baik dan citra Lembaga atau instansi. Maka menulis dinas harusnya bertumpu pada perilaku-praktik, bukan pelajaran-teori. Salam penulisan dinas #PenulisanDinas #WritingSkills #PelatihanPenulisan #ProfesionalWritingSkills

Tata Naskah Dinas, Ini Tips Agar Pegawai Lebih Kompeten Menulis Untuk Dinas

Mungkin, hampir semua instansi pemerintah maupun Lembaga sudah memiliki pedoman penulisan dinas yang disebut “Tata Naskah Dinas”. Sebuah pedoman komunikasi kedinasan yang formal dan diatur sesuai ketentuan. Tapi sayangnya, tata naskah dinas yang ada lebih banyak mengatur tentang 1) jenis dan format, 2) teknik penyusunan, 3) kewenangan penandatanganan serta 4) pengamanan naskah dinas. Tapi sayangnya, tata naskah dinas belum banyak mengatur tentang tata bahasa, termasuk penulisan dinas yang efektif dan efisien.

 

Konsekuensi, kompetensi penulisan dinas ASN atau pegawai di instansi pemerintah dapat dikatakan belum memadai. Berdasarkan studi yang dilakukan penulis, masih banyak penulisan surat kedinasan yang kurang tepat bahkan melanggar kaidah berbahasa Indonesia. Penulisan memo internal maupun laporan pun sering mengabaikan aspek kejelasan. Sehingga bahasanya berbelit-belit atau tidak lugas. Hal yang paling sederhana, redaksi penulisan piagam penghargaan pun sedikit kacau balau.

 

Maka dapat dikatakan, banyak instansi pemerintah atau Lembaga ham[ir lupa. Bahwa kualitas penulsian dinas dan berbahasa yang disepakati di lingkungan kerja adalah cermin kualitas institusi. Atas nama efisiensi dan efektifitas, maka upaya meningkatkan kompetensi ASN atau pegawai dalam penulisan dinas memang harus terus ditingkatkan. Tanpa terkecuali.

 

Realitas kualitas penulisan dinas yang belum memadai pun diperkuat oleh temuan Ombudsman RI (2018) dalam “Survei Pelayanan Publik dan Penggunaan Bahasa Indonesia” yang menyebutkan:

1.        Adanya kesalahan penulisan informasi publik di kantor pelayanan publik, khususnya informasi tercetak. 

2.        Kesalahan penulisan yang terjadi akibat kurang paham dan keterbatasan informasi pejabat publik atas penggunaan bahasa yang tertib, baik, dan benar.

3.        Masih banyak penggunaan bahasa pada pelayanan publik tidak sesuai dengan kaidah yang berlaku.

4.        Banyak pejabat publik (pimpinan) tidak mencermati kembali hasil kerja stafnya dalam merancang informasi publik yang dipasang pada ruang pelayanan.

5.        Masih adanya penggunaan bahasa asing atau daerah yang berlebihan atau pemakaian unsur singkatan yang tidak sesuai kaidah.

Mengacu pada kondisi itulah, mau tidak mau, upaya meningkatkan kompetensi penulisan dinas dan penggunaan bahasa dalam aktivitas administrasi kedinasan menjadi penting dilakukan. Karena sekali lagi, hakikatnya kualitas penulisan dinas yang ada pada suatu instansi sekaligus menunjukkan kualitas sumber daya manusia dan institusinya.

 

Tentu ada banyak aspek dalam penulisan dinas. Misalnya, penulisan surat, penulisan memo, penulisan proposal, penulisan laporan, penulisan naskah pidato, penulisan materi presentasi dan sebagainya. Semua aktivitas penulisan yang berkaitan dengan pekerjaan dan institusi haruslah disusun dengan memenuhi aturan penggunaan bahasa Indonesia yang baik dan benar. Baik karena sesuai dengan audiens-nya dan benar karena sesuai dengan kaidah yang berlaku. Maka penulisan dinas, tidak cukup mengandalkan hanya ketelitian, kejelasan, dan sesuai pedoman tata naskah institusi. Tapi penulisan dinas harus efektif dan efisien, sesuai dengan maksud dan tujuan yang diharapkan. Itulah yang dimaksud dengan “kompetensi penulisan dinas”.

 

Berangkat dari realitas untuk meningkatkan kualitas penulisan dinas para pegawai/ASN di lingkungan insitutusi pemerintah sangat diperlukan perhatian dan upaya untuk meningkatkan kompetensi. Beberapa upaya yang dapat dilalukan antara lain:

1.        Menyelenggarakan workshop refreshement “penulisan dinas” bagi pegawai/ASN yang berhubungan dengan administrasi dan penulisan perkantoran.

2.        Melakukan pelatihan “Writing Skills – Menulis Untuk Dinas” yang melibatkan pegawai/ASN yang memiliki tugas adminitrasi dan penulisan dinas.

3.        Melibatkan ahli bahasa dan atau meminta pandangan aspek penulisan dinas dari ahli bahasa untuk meningkatkan komptensi penulisan dinas yang baik dan benar.

 

Apalagi di era digital dan di era tranformasi seperti sekarang, tata naskah dan penulisan dinas instansi pemerintah, mau tidak mau, harus menyesuaikan diri dengan dinamika yang terjadi. Termasuk dalam antisipasi dinamika media sosial dan sorotan publik yang tidak terduga. Maka, instansi pemerinta di manapun harus terus meningkatkan kualitas SDM yang profesional dan kompeten dalam penulisan dinas.

 

Berdasarkan pengalaman saya sebagai trainer penulisan dinas “writing skills” dan ahli bahasa di beberapa instansi, terbukti banyak aspek dalam konten penulisan dinas yang harus diperbaiki, direvisi, atau bahkan ditingkatkan. Tujuannmya adalah untuk menjadikan penulisan dinas sebagai kompetensi khusus dalam menjaga nama baik dan reputasi instituis pemerintah. Tentu, secara lebih efektif dan efisien. Sebut saja, beberapa topik yang selalu mendapat perhatian khusus pada tiap kali pelatihan “writing skills” yang saya alami. Hal-hal seperti tata tulis surat, penggunaan tanda baca dan ejaan, diksi, penyusunan kalimat dan paragraph serta kepatuhan terhadap kaidah bahasa sering kali menjadi objek pertanyaan. Maka di situlah pentingnya meningkatkan “skills” dalam penulisan dinas. Baik dari aspek sistematika penyajian, isi, dan tata bahasa.

 

Hari ini, upaya penyesuaian terhadap mekanisme dan pedoman penulisan dinas yang sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia yang baik dan benar harus ditegakkan. Dan caranya bisa dilakukan melalui kegiatan pelatihan “penulisan dinas”. Sebagai bagian untuk pembaruan (reskilling) atau peningkatan (upskilling) kompetensi pegawai dalam penulisan dinas.

 

Penulisan dinas atau menulis untuk dinas bukanlah soal sederhana. Menulis untuk keperluan dinas harus kompeten. Agar tidak multitafsir dan menghemat waktu. Jangan sampai membuat surat dinas membutuhkan waktu berhari-hari. Akibat kurang kompeten dalam menulis surat.

 

Karena penulisan dinas yang kompeten adalah cermin kualitas instansi-nya, sekaligus ceriman kompetensi pegawainya. Agar nantinya, jangan ada lagi kesahalan-kesalahan berbahasa dalam penuisan dinas.

 

Maka upaya mengurangi kesalahan dan ketidak-efektifan penulisan dinas di instansi apapun menjadi penting untuk dilakukan. Sekarang atau tidak sama sekali … #PenulisanDinas #WritingSkills #TataNaskahDinas