Mungkin, hampir semua instansi pemerintah maupun Lembaga sudah memiliki pedoman penulisan dinas yang disebut “Tata Naskah Dinas”. Sebuah pedoman komunikasi kedinasan yang formal dan diatur sesuai ketentuan. Tapi sayangnya, tata naskah dinas yang ada lebih banyak mengatur tentang 1) jenis dan format, 2) teknik penyusunan, 3) kewenangan penandatanganan serta 4) pengamanan naskah dinas. Tapi sayangnya, tata naskah dinas belum banyak mengatur tentang tata bahasa, termasuk penulisan dinas yang efektif dan efisien.
Konsekuensi, kompetensi penulisan dinas ASN atau pegawai di
instansi pemerintah dapat dikatakan belum memadai. Berdasarkan studi yang
dilakukan penulis, masih banyak penulisan surat kedinasan yang kurang tepat
bahkan melanggar kaidah berbahasa Indonesia. Penulisan memo internal maupun
laporan pun sering mengabaikan aspek kejelasan. Sehingga bahasanya
berbelit-belit atau tidak lugas. Hal yang paling sederhana, redaksi penulisan
piagam penghargaan pun sedikit kacau balau.
Maka dapat dikatakan, banyak instansi pemerintah atau Lembaga
ham[ir lupa. Bahwa kualitas penulsian dinas dan berbahasa yang disepakati di
lingkungan kerja adalah cermin kualitas institusi. Atas nama efisiensi dan
efektifitas, maka upaya meningkatkan kompetensi ASN atau pegawai dalam
penulisan dinas memang harus terus ditingkatkan. Tanpa terkecuali.
Realitas kualitas penulisan dinas yang
belum memadai pun diperkuat oleh temuan Ombudsman RI (2018) dalam “Survei Pelayanan
Publik dan Penggunaan Bahasa Indonesia” yang menyebutkan:
1.
Adanya kesalahan penulisan
informasi publik di kantor pelayanan publik, khususnya informasi
tercetak.
2.
Kesalahan penulisan yang terjadi akibat
kurang paham dan keterbatasan informasi pejabat publik atas penggunaan
bahasa yang tertib, baik, dan benar.
3.
Masih banyak penggunaan bahasa pada
pelayanan publik tidak sesuai dengan kaidah yang berlaku.
4.
Banyak pejabat publik (pimpinan) tidak
mencermati kembali hasil kerja stafnya dalam merancang informasi publik
yang dipasang pada ruang pelayanan.
5.
Masih adanya penggunaan bahasa asing atau
daerah yang berlebihan atau pemakaian unsur singkatan yang tidak sesuai kaidah.
Mengacu
pada kondisi itulah, mau tidak mau, upaya meningkatkan kompetensi penulisan
dinas dan penggunaan bahasa dalam aktivitas administrasi kedinasan menjadi
penting dilakukan. Karena sekali lagi, hakikatnya kualitas penulisan dinas yang
ada pada suatu instansi sekaligus menunjukkan kualitas sumber daya manusia dan institusinya.
Tentu
ada banyak aspek dalam penulisan dinas. Misalnya, penulisan surat, penulisan
memo, penulisan proposal, penulisan laporan, penulisan naskah pidato, penulisan
materi presentasi dan sebagainya. Semua aktivitas penulisan yang berkaitan dengan
pekerjaan dan institusi haruslah disusun dengan memenuhi aturan penggunaan bahasa
Indonesia yang baik dan benar. Baik karena sesuai dengan audiens-nya dan benar
karena sesuai dengan kaidah yang berlaku. Maka penulisan dinas, tidak cukup mengandalkan hanya ketelitian,
kejelasan, dan sesuai pedoman tata naskah institusi. Tapi penulisan dinas harus
efektif dan efisien, sesuai dengan maksud dan tujuan yang diharapkan. Itulah
yang dimaksud dengan “kompetensi penulisan dinas”.
Berangkat
dari realitas untuk meningkatkan kualitas penulisan dinas para pegawai/ASN di
lingkungan insitutusi pemerintah sangat diperlukan perhatian dan upaya untuk meningkatkan
kompetensi. Beberapa upaya yang dapat dilalukan antara lain:
1.
Menyelenggarakan workshop refreshement “penulisan
dinas” bagi pegawai/ASN yang berhubungan dengan administrasi dan penulisan
perkantoran.
2.
Melakukan pelatihan “Writing Skills –
Menulis Untuk Dinas” yang melibatkan pegawai/ASN yang memiliki tugas adminitrasi
dan penulisan dinas.
3.
Melibatkan ahli bahasa dan atau meminta pandangan
aspek penulisan dinas dari ahli bahasa untuk meningkatkan komptensi penulisan dinas
yang baik dan benar.
Apalagi di era digital dan di era tranformasi seperti
sekarang, tata naskah dan penulisan dinas instansi pemerintah, mau tidak mau,
harus menyesuaikan diri dengan dinamika yang terjadi. Termasuk dalam antisipasi
dinamika media sosial dan sorotan publik yang tidak terduga. Maka, instansi
pemerinta di manapun harus terus meningkatkan kualitas SDM yang profesional dan
kompeten dalam penulisan dinas.
Berdasarkan pengalaman saya sebagai trainer penulisan dinas “writing
skills” dan ahli bahasa di beberapa instansi, terbukti banyak aspek dalam konten
penulisan dinas yang harus diperbaiki, direvisi, atau bahkan ditingkatkan.
Tujuannmya adalah untuk menjadikan penulisan dinas sebagai kompetensi khusus
dalam menjaga nama baik dan reputasi instituis pemerintah. Tentu, secara lebih
efektif dan efisien. Sebut saja, beberapa topik yang selalu mendapat perhatian
khusus pada tiap kali pelatihan “writing skills” yang saya alami. Hal-hal
seperti tata tulis surat, penggunaan tanda baca dan ejaan, diksi, penyusunan
kalimat dan paragraph serta kepatuhan terhadap kaidah bahasa sering kali
menjadi objek pertanyaan. Maka di situlah pentingnya meningkatkan “skills” dalam
penulisan dinas. Baik dari aspek sistematika penyajian, isi, dan tata bahasa.
Hari ini, upaya penyesuaian terhadap mekanisme dan pedoman
penulisan dinas yang sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia yang baik dan benar
harus ditegakkan. Dan caranya bisa dilakukan melalui kegiatan pelatihan “penulisan
dinas”. Sebagai bagian untuk pembaruan (reskilling) atau peningkatan
(upskilling) kompetensi pegawai dalam penulisan dinas.
Penulisan dinas atau menulis untuk dinas
bukanlah soal sederhana. Menulis untuk keperluan dinas harus kompeten. Agar tidak
multitafsir dan menghemat waktu. Jangan sampai membuat surat dinas membutuhkan
waktu berhari-hari. Akibat kurang kompeten dalam menulis surat.
Karena penulisan dinas yang kompeten adalah
cermin kualitas instansi-nya, sekaligus ceriman kompetensi pegawainya. Agar
nantinya, jangan ada lagi kesahalan-kesalahan berbahasa dalam penuisan dinas.
Maka upaya mengurangi kesalahan dan
ketidak-efektifan penulisan dinas di instansi apapun menjadi penting untuk
dilakukan. Sekarang atau tidak sama sekali … #PenulisanDinas #WritingSkills
#TataNaskahDinas
Tidak ada komentar:
Posting Komentar